Styrelsemöten och föreningsmöten

• Alla föreningar är skyldiga att ordna föreningsmöte, som är föreningens högsta beslutande organ. Benämningen av mötet specificeras i stadgarna men kan exempelvis vara årsmöte, vårmöte, höstmöte eller valmöte. Mellan föreningsmöten kan styrelsen för föreningen sammanträda för att sköta föreningens förvaltning. Styrelsemöten är alltså till för styrelsen och suppleanterna medan föreningsmötet också inkluderar föreningens medlemmar och eventuellt andra deltagare.
• Styrelsemöten hålls när styrelsen anser att det finns behov för det, exempelvis en gång i månaden eller några gånger i året. Föreningsmöten kan hållas en gång i året, men kan också delas upp i exempelvis valmöte och redovisningsmöte (vår- och höstmöte).
• Före samtliga sammanträden skall en möteskallelse skickas ut till styrelsemedlemmarna och suppleanterna och en föredragningslista över de ärenden som ska behandlas på mötet ska bifogas kallelsen. I stadgarna finns bestämmelser om hur långt före mötet kallelsen ska skickas. Mötena leds i huvudsak av ordförande eller i undantagsfall av vice ordförande och kallelsen skickas av ordförande eller en styrelsemedlem som utnämnts till uppdraget (bestäms i stadgarna).

Protokoll

Det är ordförandes uppgift att se till att alla möten protokollförs, men protokollet skrivs oftast av en annan styrelsemedlem, exempelvis sekreteraren. Protokollet ska innehålla uppgifter som föreningens namn, närvarande personer, tid, plats och fattade beslut.

Exempelprotokoll

Föredragningslista

Föredragningslistan är en förteckning över ärenden som kommer att behandlas under mötet och den kan också innehålla förslag på beslut. Begreppet dagordning kan också användas, men då listas mötets ärenden upp utan beslutsförslag.

Exempelföredragning