Desky (innefattar f.d. rapportblanketten)

Webbhusets nya produkt Desky som innefattar föreningens statistik eller det som tidigare kallades rapportblanketten genererar information om alla FSU:s medlemsföreningar och de olika landskapsförbunden NSU, SÖU, ÅlUF och ÅUF. Den består utåt av en publik del och en inofficiell del. Den publika delen är föreningens offentliga uppgifter som kontaktperson och fastighet, medan den andra delen består av statistik, information och kontaktuppgifter som enbart ifyllaren själv och landskapsförbundets administratörer ser.

Uppgifterna i föreningsverktyget sammanställs av landskapsförbundet och skickas vidare till FSU som samlar information om hela ungdomsrörelsen i Svenskfinland. Statistiken skickas sedan vidare till bl.a. Undervisnings- och kulturministeriet och andra fonder och stiftelser. Den samlade statistiken ligger alltså som grund för olika finansieringsbeslut till ungdomssektorn i Svenskfinland.

Vad är Desky och hur fungerar det?

Som en del av ÅUF:s service för medlemsföreningarna lanseras nu det digitala kontoret, Desky. Samtidigt som fler tjänster blir tillgängliga för föreningarna har även den så kallade rapportblanketten flyttat in i samma system.

Desky är egentligen en samling av olika tjänster och program. En del får ni kostnadsfritt genom ÅUF, därtill finns olika tjänster som ni som förening kan köpa till. Grundtanken är att tillhandahålla behövliga och säkra verktyg för föreningarna.

Vad finns i Desky? Som standard för alla ÅUF:s medlemsföreningar ingår kostnadsfritt följande:

Kolleger

Under administrationsdelen finns sektionen kolleger. Där bjuder du in övriga, styrelsen eller andra resurspersoner, till systemet och ställer in vilka rättigheter de har, vilka funktioner de får göra vad med. Det är alltså här den första i er förening som blir tillsatt i systemet ska bjuda in resten.

Medlemsregister

I Desky finns ett nytt medlemsregister. I registret kan du enkelt sätta till och editera egenskaper om föreningens medlemmar. Genom att ge medlemmarna olika egenskaper kan du skapa olika listor och sorteringar, exempelvis för att visa vem som har en viss kompetens så som Ordningsvakts-utbildning eller liknande. Från systemet kan du även spara ner fakturor för medlemsavgift och printa ut. Det finns även möjlighet att anlita en tjänst för att e-posta ut fakturor eller för att de automatiskt ska skrivas ut och postas till mottagaren, detta dock mot en tilläggskostnad. Att ha systemet att printa och posta en faktura till slutmottagaren, ni behöver alltså inte ens hålla i en faktura, kostar i dagsläget 1,61 €/faktura, ett pris nära portokostnaden och då ingår allt. Dagsaktuella priser för olika leveranstjänster syns inne i systemet.

Föreningsverksamhet

Det som tidigare kallades rapportblanketten har nu döpts om till föreningsverksamhet. Här fyller föreningen precis som tidigare i sina basuppgifter som generar info till ÅUF:s hemsida och till föreningens egen sida (kontaktuppgifterna). Därtill den statistiken, bl.a. medlemsantalet, som ÅUF är skyldig att redovisa vidare till Undervisningsministeriet. Det är alltså enbart föreningens kontaktuppgifter som visas utåt, ingen enskild föreningsverksamhet eller medlemsantal. Verksamheten får gärna uppdateras löpande under året men alltid för föregående år senast i slutet av mars.

Desky dokument

I Desky dokument kan du tryggt och säkert lagra föreningens filer, styrelseprotokoll, avtal och liknande. Du kan ha din egen mapp där samt styrelsens gemensamma mapp. Där finns även mappar delade från ÅUF som standard vilka fylls på med exempelvis blanketter för reseräkningar och annat väsentligt för föreningarna. Inuti dokumentdelen finns även en kalenderfunktion. Där kan föreningen sätta in sina evenemang, när fastigheten är uthyrd och annat så att alla i styrelsen har samma information. I föreningens kalender visas även info från ÅUF, exempelvis kurser och liknande. Ni blir inbjudna till dokumentfunktionen efter att ni först loggat in och bjudit in era kolleger.

För dokumentdelen finns även en app för smarttelefoner och för stationära datorer, funktionen behöver alltså inte enbart användas via inloggning på desky.fi. För den som någon gång använt Dropbox eller Google drive är systemet säkert bekant, Desky dokument fungerar på samma vis. Fördelen med Desky är att tjänsterna finns på finska servrar och beaktar GDPR. Dessutom administreras systemet centralt åt föreningen vilket minimerar att problem uppstår i föreningen exempelvis vid personbyten.

Meddelanden

I Desky finns en funktion att skicka meddelanden till andra inom samma kontor, dina kollegor. Du kan alltså påminna din styrelse om att gå in och läsa senaste styrelseprotokollet eller något annat. Mottagaren får via e-post ett meddelande om att ett nytt meddelande finns på Desky. Det finns även möjlighet att skicka meddelanden till ÅUF genom systemet.

Webbsajt

Inloggningen till er förenings kostnadsfria hemsida sker genom Desky. Detta kräver dock att motsvarande konto en gång har konfigurerats på hemsidan.

Mitt kontor

Basuppgifter om föreningen, närmast för att kunna ta emot fakturor från någon leverantör ifall tilläggstjänster beställts i systemet.

Sedan då?

Är detta allt? Nja. Det är allt som ÅUF erbjuder er kostnadsfritt i systemet för tillfället. Tanken är att fler tjänsteleverantörer ska tillkomma vartefter, en del tjänster gratis och andra med avgift. Redan nu finns möjlighet att köpa till Briox faktureringsprogram, bokföringsprogram exempelvis. Notera att de föreningar som under pågående år använder Briox via ÅUF ännu under 2019 får det kostnadsfritt men att ni efter detta år bör köpa tjänsten själva.

På sidan help.desky.fi finns en del manualer och stöd och hjälp. Du har även möjlighet att ta kontakt med ÅUF om du har frågor eller ta kontakt med Webbhuset som är leverantör av tjänsten.

De kostnadsfria tjänsterna för föreningarna förverkligas med stöd från Svenska kulturfonden.

Lycka till och tveka inte att ta kontakt om ni vill ha ytterligare info eller stöd och hjälp med systemet!

Tove Lipponen, verksamhetsledare

E-post: tove.lipponen@auf.fi

tel., meddelande eller whatsupp: 045 8957353